Auditorias de Processo

05/01/2013 16:31

 

Auditorias de Processo

 

Hammer e Champy (1994) conceituam processo como um grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. Os processos são definidos para que seja possível a padronização e repetibilidade desta ação. Neste artigo iremos abordar a importância da auditoria de processos dentro das organizações e seus efeitos dentro do negócio. O foco deste artigo são os processos produtivos, porém estes conhecimentos poderão ser aproveitados da mesma forma em auditorias contábeis, financeiras ou ambientais. Este artigo é uma complementação do artigo nº 4 sobre Mapeamento de Processos.

Todas as organizações contêm processos, sejam produtivos ou administrativos e estes irão requerer um monitoramento e controle. A auditoria de processos é uma forma corporativa para que sejam verificadas as conformidades destes processos de acordo com os procedimentos, registros e demais documentos aplicáveis. Algumas normas internacionais determinam requisitos específicos para auditorias de processo, como a VDA 6.3. Verband des Automobile Industrie.

 

As auditorias de processo devem considerar o processo como um todo, desde sua concepção, os registros, os procedimentos, os treinamentos, a manutenção, a execução rigorosa, as melhorias e os seus resultados. Pode-se afirmar que o processo é um ciclo que se repete por muitas vezes e que pode sofrer variações. Além destas, os processos passam por melhorias e também serão mudados. Toda esta dinâmica do processo dentro das organizações deve ser bem planejada, executada e monitorada. As não-conformidades dos processos podem resultar em perdas para a organização e vão requerer recursos para contê-la e corrigi-la. Observa-se que as auditorias de processos têm esta prerrogativa de controlar os processos de forma preventiva e tornam-se aliados dos Gestores da organização para conhecimento do andamento do negócio, afirma Fabiano Faccini.

A auditoria de processos pode ser divida em algumas etapas, que serão explicadas abaixo:

a) Planejamento: na etapa de planejamento, cabe ao auditor, verificar a data adequada para a auditoria, agendar a auditoria e comunicar as partes interessadas. Além disto, é necessário conhecer a documentação necessária para a auditoria, fazendo uma pré-visualização dos documentos e registros. É importante verificar nos relatórios da organização se a área a ser auditada possui não-conformidades e como está a sua situação em relação às suas metas.

b) Realização da auditoria: durante a auditoria, os envolvidos devem estar presentes para os esclarecimentos sobre as investigações. Além disto, os envolvidos atuarão como facilitadores para a verificação das especificações e localização das evidências. Nesta etapa são muito comuns ruídos de comunicação que podem ocorrer devido à relação auditor x auditado e também em função da linguagem utilizada. Neste tema, sugere-se que se use a linguagem mais próxima do auditado e se questione a fim de confirmar o entendimento do que está sendo exigido. Em muitos casos, peça auxílio dos demais envolvidos para que o requisito seja entendido e bem evidenciado, afirma Fabiano Faccini.

c) Encerramento da auditoria: este é o momento do fechamento das observações, dos esclarecimentos, da emissão dos resultados finais e da definição dos itens que deverão ser trabalhados pela área auditada.

Após o encerramento da auditoria, devem ser emitidas as solicitações de ações corretivas para as não-conformidades encontradas. Neste momento devem ser investigadas as não-conformidades sistêmicas, ou seja, que podem ocorrer por uma falha sistêmica da organização. Esta é uma etapa de grande importância para o processo de auditoria. “A identificação de causas sistêmicas permite que estes problemas sejam corrigidos em sua base e normalmente afetarão positivamente a organização como um todo”, afirma Fabiano Faccini.

Existem variáveis dentro dos processos e das organizações que merecem atenção durante as auditorias, pois são variáveis que necessitam estar sob controle dentro dos processos. Na figura 1 abaixo, será ilustrada uma demonstração processo produtivo e das relações com as variáveis.

Figura 1 – Processo produtivo e suas variáveis

 

Podem-se citar as variáveis como de grande impacto nos processos

a) Decisões de Engenharia são constantes nos processos e podem tornar-se oportunidades de falha do processo.

b) Decisões Gerenciais impactam toda a organização e vão requerer adaptação de muitas áreas. Estas mudanças são oportunidades de falha nos processos.

c) Processo produtivo tem sua sequencia de atividades e devem estar sendo executadas, controladas, com a devida manutenção, equipamentos corretos e ajustados para que o produto deixe o final da linha de acordo com as especificações do cliente. Durante este processo podem ocorrer muitas variações estas devem ser conhecidas e controladas.

d) Novas ideias dentro dos processos são importantes e podem melhorar a sua forma de execução, porém devem ser documentadas e tratadas apropriadamente na organização.

As auditorias de processo requerem registro, distribuição e tratamento dos resultados dentro da organização. O Qualipp criou uma planilha que poderá ser utilizada para apoiar as atividades relacionadas na auditoria. Esta planilha pode ser adequada conforme com os requisitos, normas ou regulamentos de cada organização. Segue abaixo uma breve visualização da planilha na figura 2:

Figura 2 – Planilha de apoio para Auditorias de Processo

 

Além da planilha de Auditorias de Processo, o Qualipp disponibiliza também o modelo A3 para Resolução de Problemas. Este modelo apresentado no artigo nº3 pode ser utilizado nas investigações priorizadas na auditoria.

Este artigo teve como objetivo a disponibilização de informações para a realização de auditorias de processo dentro das organizações. Para obter o arquivo de Auditorias de Processo, torne-se um assinante do Qualipp.

 

Referências bibliográficas:
HAMMER, Michael; CHAMPY, James. REENGENHARIA - REVOLUCIONANDO A
EMPRESA.EDITORA CAMPUS-VIGÉSIMA EDIÇÃO - 1994.
 
Autor: Fabiano Faccini