Processo de Avaliação de Fornecedores

27/03/2013 23:17

Processo de Avaliação de Fornecedores

Empresas com foco no aprimoramento da qualidade de seus produtos e processos, visando a excelência em seu mercado de atuação, estão sempre em busca de novas ferramentas e tecnologias que possam alavancar seus resultados. Desta forma, o investimento em processos preventivos, como uma sistemática padronizada de avaliação de fornecedores, pode contribuir de forma positiva neste contexto.

A cadeia de fornecimento sempre apresenta um forte impacto nos negócios de qualquer organização, mesmo naquelas empresas com excelente nível de performance e qualidade. Por causa disso, é de extrema importância a implementação de um processo de avaliação de fornecedores. Esta sistemática agrega valor para a organização e os ganhos podem ser facilmente mensurados.

O processo de avaliação de fornecedores deverá contemplar tanto os novos quanto os mais antigos (também chamados de fornecedores correntes), principalmente aqueles que provêem a matéria-prima e/ou os componentes diretos do produto final da organização.

Primeiramente, um processo de avaliação de fornecedores deverá possuir critérios de avaliação claramente definidos, portanto, um “Manual para Fornecedores” deverá estar implementado e disponível para a cadeia de suprimentos.

Os níveis de desempenho deverão ser estabelecidos e avaliados periodicamente. Seguem abaixo alguns exemplos de indicadores para fornecedores: desempenho de entrega, desempenho de qualidade, gestão de custos, capacidade técnica e relacionamento. A avaliação final de cada fornecedor pode ser transformada de qualitativa para quantitativa, mas é necessário o desenvolvimento de critérios claros para definição do que é um nível baixo até um nível superior de desempenho.

Um processo consistente de avaliação de fornecedores é formado por 5 etapas bem definidas: seleção, planejamento, execução, monitoramento e documentação.

Normalmente, um processo de avaliação de fornecedores ocorre com mais freqüencia em fornecedores correntes devido aos seus desempenhos nos indicadores de performance. É com base nestes desempenhos que podemos eleger aqueles fornecedores que necessitam de melhorias e de acompanhamento. Esta é a etapa de seleção onde inicia todo o processo de auditoria. A saída desta etapa é uma lista priorizada de fornecedores.

Os fornecedores novos devem ser avaliados de acordo com os critérios atualizados da organização e somente poderão iniciar suas atividades após aprovação nestes critérios. Portanto, estes devem ser integrados ao cronograma de auditorias imediatamente.

A etapa de planejamento é muito importante para o sucesso de todo o processo. Nesta etapa devem ser realizadas as definições de prazos e de recursos necessários. Uma das saídas desta fase é a elaboração de um cronograma para a execução e acompanhamento das auditorias. Os recursos envolvidos no processo vão desde a definição do auditor-líder, membros da equipe, até a definição de custos de viagem e deslocamento. Dentro desta etapa de planejamento estão incluídas: as reservas de viagem, a definição da logística, os tempos de execução, confirmação das datas com o fornecedor, definição da agenda da auditoria, levantamento de dados de desempenho, histórico de auditorias já realizadas, etc. Quanto melhor for o planejamento, melhor será a execução e a identificação dos pontos de melhoria. Esta fase é crítica e agrega muito valor ao processo de auditoria no fornecedor.

Uma vez completada a fase de planejamento, entramos na etapa de execução. A auditoria deve seguir um plano (ou agenda) pré-definido e compartilhado com o fornecedor. De uma forma resumida, o processo de auditoria consiste em uma breve reunião de abertura, onde são apresentados a equipe de auditores, os objetivos da auditoria, os critérios de pontuação e a agenda definida. A execução da auditoria é realizada com base em uma lista de verificação que deverá ser preenchida de acordo com as coleta de dados, evidências, entrevistas com funcionários, etc. Serão necessárias reuniões entre os membros da equipe para alinhar e monitorar o correto andamento da auditoria conforme o plano original. Podem ser realizados ajustes na agenda durante a execução, caso houver necessidade. O fechamento da auditoria é realizado através de uma reunião final onde são apresentadas para os representantes do fornecedor as informações relevantes e o resumo da avaliação realizada. Esta estrutura formal de execução é necessária para demonstrar seriedade ao processo e comprometimento de ambas as partes em busca da melhoria contínua.

A etapa de monitoramento é importante para  o acompanhamento de não-conformidades ou oportunidades de melhoria identificadas. O fornecedor auditado deverá apresentar um plano de ações formal para adequação aos critérios verificados. De acordo com os resultados e os problemas encontrados na avaliação, ficará a critério da empresa auditora a realização de uma nova execução na empresa auditada.

Para completar o ciclo de avaliação, registros das auditorias e das melhorias implementadas deverão estar documentadas em relatórios formais e claramente descritos a fim de gerar uma boa base de informações e histórico, concluindo assim a etapa de documentação.

O resultado esperado após a implementação das melhorias é a redução dos problemas gerados pelo fornecedor que o levaram para o processo de avaliação. Por esta razão que a gestão de performance da cadeia de fornecimento deve ser constantemente atualizada e monitorada.

Com base em um processo de avaliação de fornecedores bem definido e uma equipe de auditores bem preparada é possível obter resultados significativos para toda a organização. Muitos gestores observam este processo como uma despesa que pode ser facilmente eliminada, porém, todo processo de auditoria é um processo de melhoria contínua e, de acordo com a freqüência e o rigor em sua execução, torna-se uma ferramenta fortemente preventiva, capaz de agregar valor e representar um diferencial competitivo para a organização.

 

 Autor: Renato Mariante de Souza

 

 

Boa Leitura.

Equipe Qualipp