Utilização do modelo A3 para a Resolução de Problemas

Utilização do modelo A3 para a Resolução de Problemas

As organizações estão em constante mudança com o objetivo de atualizar-se no mercado, oferecer melhores produtos, implementar processos mais eficientes, reduzindo seus custos e melhorando os seus resultados. Estas mudanças nos processos e produtos podem acrescentar riscos de novas falhas, portanto, o gerenciamento eficaz destas mudanças é fundamental. E se novas falhas ocorrerem, como pode-se agir para resolver os problemas de forma rápida e sem que ocorram reincidências? Neste artigo abordaremos a utilização do modelo A3 de Resolução de Problemas nas organizações. Este modelo está apoiado na ferramentas da qualidade e no ciclo PDCA.

O modelo A3 para resolução de problemas tem como principais objetivos:

1)   Estabelecer o método de resolução dos problemas;

2)   Ser de fácil compreensão e preenchimento;

3)   Dar visibilidade ao problema e a lógica da investigação;

4)   Padronizar a forma de resolver os problemas na organização;

5)   Ser de ampla utilização nas áreas da empresa, não somente no setor fabril, mas também em áreas administrativas;

A aplicação do modelo A3 é recomendada para problemas que requeiram uma investigação aprofundada da causa raiz, das causas contributivas, sistêmicas e que requeiram ações para prevenir sua reincidência. Afirma-se isto, pois nem sempre existirão recursos disponíveis para a criação de um time para investigar os problemas. Para os problemas com baixa severidade, que apresentam causas especiais e poucas ocorrências ou/e onde a sua causa raiz já seja conhecida, recomenda-se o uso das ferramentas básicas da Qualidade.

O processo de resolução A3 possui algumas etapas para a sua execução que seguem abaixo:

1)          Definição do time e descrição do problema: definir o time multifuncional que irá participar da investigação. Entender o problema, o processo e descrevê-lo objetivamente;

2)          Análise de Causa e efeito: utiliza-se o diagrama de Ishikawa para a definição de causa raiz;

3)          Listagem da Causas Raiz: listar todas as causas raiz e contributivas para o problema que está sendo investigado;

4)          Definição das ações corretivas: definir as ações de contenção e corretivas para que o problema seja interrompido e em seguida resolvido.

5)          Definição de responsáveis: definir responsáveis para as ações listadas. Utilizar verbos no infinitivo para iniciar as ações. (Ex.: criar sistemática de controle, registrar os controles ou corrigir o vazamento)

6)          Apresentação dos resultados: os resultados devem ser apresentados no mesmo formato como foi descrito o problema no passo 1. Isto vai apoiar a verificação de eficácia deste projeto.

7)          Padronização, treinamento e prevenção de recorrência: usualmente é necessário ajuste, criação ou controle sobre algum processo para que um problema seja realmente solucionado. Caso isto ocorra, todas as modificações, alterações de processos, procedimentos, planos de controle e FMEAS devem ser devidamente comunicados e os envolvidos ser treinados.

8)          Reconhecimento do time pelo comprometimento: após o esforço de todos os envolvidos e das metas atingidas, deve ser reconhecido o trabalho do time.

O modelo A3 em Excel apoia a execução das etapas, pois contém os campos e dados necessários para condução dos trabalhos com o time. O preenchimento do formulário torna visível aos demais funcionários o andamento das atividades, pode ser manuseado e tornam físicas todas as iniciativas do time. Veja abaixo uma parte do formulário:

Figura 1– Planilha A3 para Resolução de Problemas

O mesmo arquivo contém duas planilhas adicionais, sendo a primeira para detalhamento e gerenciamento do plano de ação. Existem múltiplos campos para registro de atividades, prazos, carga de trabalho necessária, etc. Fabiano Faccini, usuário deste arquivo afirma: “Ela é um apoio para o plano de ação que será registrado no A3, contendo o detalhamento das ações. É importante que todas as ações tomadas sejam registradas para que o trabalho seja uma referência para atividades futuras.”

Figura 2- Planilha para detalhamento do plano de ação

Para complementar a análise da causa raiz, existe uma terceira planilha que tem como objetivo ampliar a avaliação e conhecimento do time, utilizando a ferramenta dos 3 Legs and 5 Whys. Na aplicação desta ferramenta, o time poderá investigar e refletir sobre as causas sistêmicas que podem ter originado o problema, bem como, a análise da detecção deste problema dentro da organização. Na planilha existem três colunas, Sistêmicos, Produto e Detecção. “Em muitas investigações que participei, havia barreiras para a investigação das causas sistêmicas ou por que a detecção havia falhado. Esta simples planilha torna esta análise uma premissa para a investigação em questão”, comenta Faccini.

Figura 3– Planilha de análise de causa raiz sobre produto, detecção e sistema

O modelo A3 pode ser aplicado a qualquer organização, seja um hospital ou um escritório jurídico, pois problemas fazem parte da rotina de muitas organizações e ter a ferramenta adequada na hora certa faz muito a diferença.

Torne-se um Assinante Qualipp e baixe a sua planilha Modelo A3.

Autor: Fabiano Faccini